Ide bisnis
Pemetaan proses bisnis penting bagi semua perusahaan, terlepas dari ukurannya. Ini dapat membantu meningkatkan kinerja dan memungkinkan Anda untuk menerapkan inovasi teknologi agar sukses di masa depan. Membuat peta semua proses Anda memungkinkan Anda untuk melihat lebih dekat bagaimana pekerjaan Anda berjalan. Ada beberapa cara untuk memastikan bahwa Anda menganalisis proses bisnis Anda dengan cara yang benar untuk mendorong komunikasi yang sukses di antara semua tim Anda di seluruh organisasi.
Jangan lupa armada Anda
Jika bisnis Anda berada di ujung yang lebih kecil, Anda mungkin tidak memiliki banyak kendaraan di armada Anda, sehingga mudah untuk meninggalkan barang-barang sendirian dari waktu ke waktu. Namun, manajemen armada yang tepat masih bisa memakan waktu, jadi Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda menerapkan alat yang tepat. Melacak armada Anda dengan GPS dapat membuat tugas Anda jauh lebih mudah. Jika Anda tertarik untuk menerapkan pelacakan armada GPS, Anda dapat melihat panduan untuk mengoperasikan armada kecil menggunakan alat-alat ini.
Fokus pada komunikasi
Penting untuk memastikan bahwa Anda berkomunikasi dengan individu yang tepat. Anda pasti ingin mengidentifikasi pemangku kepentingan utama, apakah mereka pelanggan, pemasok, atau karyawan di perusahaan. Pikirkan influencer dan pengambil keputusan di perusahaan. Pengguna harus mengikuti rekomendasi dalam rencana, jadi penting untuk memastikan bahwa rencana tersebut adalah salah satu yang mereka ikuti. Saat memilih teknik dan alat, pertimbangkan tujuan bisnis Anda. Jika tujuan Anda adalah merekrut karyawan baru, Anda mungkin tidak memerlukan analisis nilai.
Pilih teknik terbaik
Sangat mudah untuk terjebak dalam detail, tetapi ketika Anda berinteraksi dengan profesional lain, Anda mungkin ingin menggunakan teknik yang lebih sederhana untuk membuat komunikasi lebih mudah. Bergantung pada tujuan Anda, Anda akan memiliki berbagai jenis bagan dan peta untuk dipilih untuk menyajikan informasi dengan sebaik-baiknya. Jika Anda ingin mendidik pemangku kepentingan, Anda dapat menggunakan diagram alur sederhana. Di sisi lain, jika Anda ingin lebih efisien dengan waktu Anda, Anda dapat menggunakan tabel analisis nilai.
Jangan abaikan pengumpulan data yang tepat
Penting untuk memastikan Anda mengumpulkan data tentang cara kerja proses saat ini. Luangkan waktu untuk berbicara dengan individu yang bertanggung jawab atas hal-hal ini. Jangan ragu untuk menggunakan manajemen data master, melakukan survei, wawancara, dan ulasan. Anda mungkin ingin melihat indikator kinerja bisnis utama. Mendapatkan informasi yang tepat akan memakan waktu, tetapi itu sepadan. Sebelum Anda mulai membuat perubahan besar, ini dapat memberi Anda informasi yang cukup tentang bagaimana semuanya bekerja saat ini.
Pilih perangkat lunak pemetaan yang tepat
Produk pemetaan proses dapat membantu keterlibatan, komunikasi, pemecahan masalah, dan manajemen pengetahuan. Memilih perangkat lunak yang tepat akan membuat berbagi dan penyimpanan lebih mudah. Jika perangkat lunak sulit digunakan, tidak ada yang akan menggunakan peta yang Anda buat. Pikirkan tentang siapa yang akan menggunakan hasilnya dan gunakan itu untuk memandu keputusan Anda. Jangan takut untuk memulai dengan pena dan kertas di awal. Jika semua orang dalam rapat berkumpul secara langsung, Anda dapat memetakan proses Anda di papan tulis besar, yang dapat meningkatkan curah pendapat dan keterlibatan. Spidol dan kertas melibatkan indera dan dapat meningkatkan sinergi ruangan. Anda masih dapat bertemu secara online jika tidak memungkinkan untuk bertemu di satu tempat. Ada alat yang memungkinkan pengeditan waktu nyata sehingga seluruh tim dapat berkolaborasi.
Konfirmasikan langkah Anda
Memverifikasi proses Anda adalah langkah penting dalam memetakan proses Anda, tetapi terlalu sedikit bisnis yang melupakan langkah ini. Hampir tidak mungkin untuk mengetahui dengan tepat semua proses Anda untuk pertama kalinya, terutama jika Anda tidak memiliki semua pemangku kepentingan di daerah tersebut. Verifikasi prosedur memastikan bahwa setiap orang dapat melihat hasilnya dan menambahkan saran mereka untuk perubahan. Ini juga meningkatkan dukungan dan keterlibatan karena Anda memastikan semua orang terlibat. Pemangku kepentingan yang tidak terlibat dalam prosedur mungkin curiga dengan hasilnya, yang merupakan hasil alami. Orang tidak menyukai perubahan, tetapi ada baiknya memberi semua orang kesempatan untuk menawarkan saran. Penting untuk melibatkan semua orang, karena ini dapat mengurangi resistensi terhadap perubahan yang dapat Anda terapkan.
Pertimbangkan potensi peningkatan
Saat menganalisis informasi yang telah Anda kumpulkan, Anda dapat mengidentifikasi area di mana ada kesenjangan atau redundansi. Ini adalah tempat yang bagus untuk mulai meningkatkan. Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa ada penundaan antara saat pelanggan pertama kali menghubungi dan saat mereka melakukan pembelian. Ketika Anda berbicara dengan tim layanan pelanggan perusahaan Anda, Anda dapat mempelajari apa yang menyebabkan penundaan, seperti kurangnya komunikasi yang baik. Jika ini masalahnya, menggunakan jenis teknologi baru, seperti chatbot, dapat membuat komunikasi lebih mudah. Ini mengurangi jumlah waktu yang mereka butuhkan untuk berbicara dengan pelanggan, dan komunikasi lebih cepat.
