Cara mengatur hotline penarikan karyawan

Perusahaan dan organisasi bisnis terus mencari cara untuk meningkatkan operasi bisnis dan tingkat efisiensi mereka. Mereka juga tahu bahwa kehadiran karyawan dalam peran dan fungsi pekerjaan sehari-hari mereka memainkan peran kunci dalam tingkat keunggulan operasional dan efisiensi yang harus mereka capai di tempat kerja mereka. Selain itu, biasanya perusahaan memiliki kekhawatiran dan masalah mengenai kehadiran karyawan mereka dan tingkat keausan.

Pertama, tidak dapat dihindari untuk melihat karyawan menelepon ke sana-sini, mengatakan bahwa mereka tidak akan dapat melapor untuk bekerja. Ini tidak bisa dihindari karena alasan pribadi dan kadang-kadang untuk masalah kesehatan. Ini bisa berupa kekhawatiran keluarga, penyakit mendadak, pemeriksaan kesehatan, operasi yang direncanakan atau bahkan kecelakaan yang tidak menguntungkan dalam perjalanan ke kantor. Ini semua adalah alasan yang dapat diterima dan valid untuk tidak adanya karyawan.

Oleh karena itu, staf senior harus mengembangkan alur kerja manajemen yang menangani panggilan telepon dan memastikan bahwa jumlah karyawan masih cukup untuk memenuhi persyaratan operasi atau klien mereka. Oleh karena itu, banyak perusahaan merasa perlu untuk menginstal sistem pencabutan di tempat kerja.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat tentang cara menyiapkan hotline penarikan karyawan:

1. Buat hotline khusus untuk banding

Salah satu hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk mengatur hotline penarikan karyawan adalah mengatur nomor hotline yang akan berfungsi sebagai hotline untuk semua karyawan Anda. Sangat penting bagi Anda untuk mengatur nomor tetap sehingga karyawan Anda dapat menelepon kantor Anda ketika mereka tidak akan dapat melapor untuk bekerja pada hari tertentu. Ini berguna apakah karyawan Anda akan melapor di kantor atau melakukan pekerjaan jarak jauh.

Anda harus memusatkan nomor ini sesegera mungkin jika Anda ingin mendapatkan kendali atas alur kerja kehadiran karyawan Anda. Anda dapat melakukannya dengan berbagai cara. Salah satunya adalah menyiapkan nomor telepon internal khusus yang dapat dihubungi karyawan Anda kapan saja jika mereka tidak dapat menyesuaikan diri dengan pekerjaan.

Anda juga dapat mengatur pesan suara di mana mereka dapat menelepon dan meninggalkan pesan bahwa mereka tidak akan datang pada hari itu. Pilihan lain adalah mengidentifikasi karyawan atau tim karyawan tertentu dan memberi mereka nomor yang akan menerima semua panggilan dari karyawan yang tidak dapat melapor ke tempat kerja.

2. Biasakan diri Anda dengan kelebihan dan kekurangan dari berbagai metode

Berbagai cara atau metode pengaturan hotline recall karyawan Anda masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa dari mereka bekerja untuk jenis pengaturan kerja tertentu, sementara yang lain tidak akan bekerja dengan cara yang sama. Di bawah ini adalah beberapa keuntungan dan kerugian dari mendirikan hotline banding:

Keuntungan:

• Satu jalur khusus akan lebih mudah diingat oleh karyawan Anda jika mereka tidak dapat datang bekerja.
• Pesan suara tidak harus dioperasikan oleh karyawan Anda. Itu dapat menerima pesan suara setiap hari dan kapan saja sepanjang hari.
• Menunjuk karyawan atau karyawan tertentu untuk menerima panggilan dari karyawan yang tidak dapat datang ke tempat kerja memberi Anda kontrol lebih besar atas alur kerja Anda. Ini juga memberi Anda cara cepat untuk menentukan berapa banyak orang yang telah berbicara pada hari tertentu, sehingga Anda dapat memprediksi jadwal sumber daya SDM Anda.

Kerugian:

• Akan ada biaya untuk melakukan ini, karena kemungkinan besar Anda harus menunjuk karyawan tertentu untuk menerima panggilan dari karyawan yang menelepon Anda bahwa mereka tidak akan dapat mulai bekerja hari itu. Penelepon lain juga harus menunggu jika mereka masih berbicara dengan penelepon, kecuali jika Anda mempekerjakan anggota lain untuk menjawab panggilan lain.
• Kerugian utama dari pesan suara adalah Anda tidak dapat dengan cepat menjawab jika karyawan penelepon memiliki pertanyaan atau pertanyaan. Yang lain adalah bahwa beberapa pesan mungkin menumpuk dan Anda mungkin tidak menarik pesan suara yang sesuai yang Anda cari saat Anda membutuhkannya.
• Kerugian menunjuk karyawan tertentu atau karyawan yang akan menerima panggilan dari karyawan yang tidak akan melapor ke kantor adalah mereka harus mencocokkan jam operasi bisnis Anda. Jika perusahaan Anda beroperasi 24/7, maka Anda juga perlu membuat tim yang dapat memberikan layanan untuk jumlah hari dan jam yang sama.

Salah satu solusi terbaik untuk kebutuhan hotline penarikan karyawan adalah dengan menyewa penyedia solusi pihak ketiga. Ini adalah perusahaan yang menawarkan saluran telepon khusus yang dapat dihubungi karyawan Anda jika mereka tidak dapat melapor ke kantor atau terlambat pada hari tertentu. Mereka dapat memberi perusahaan atau organisasi bisnis Anda nomor hotline unik yang dapat dihubungi karyawan Anda untuk mengatakan bahwa mereka tidak akan datang bekerja. Hotline mencakup aspek menerima informasi dari alur kerja manajemen ketidakhadiran Anda.

3. Perbarui kebijakan kehadiran dan prosedur panggilan masuk karyawan Anda

Aspek lain dari sistem manajemen ketidakhadiran Anda yang harus Anda atur adalah serangkaian kebijakan dan prosedur untuk menangani ketidakhadiran. Jika memungkinkan, Anda harus memiliki gambaran umum tentang aturan, kebijakan, dan prosedur jika Anda belum menyiapkan sistem panggilan Anda. Cobalah untuk menyelesaikan kerangka kerja Anda untuk sistem ini untuk sistem manajemen ketidakhadiran Anda.

Jika perusahaan Anda telah ada untuk sementara waktu, kemungkinan besar Anda telah mengembangkan sistem panggilan telepon dan seperangkat aturan, kebijakan, dan prosedur untuk menangani ketidakhadiran. Namun, Anda perlu melakukan pemeriksaan komprehensif untuk menyelaraskannya dengan teknologi pilihan Anda. Ini mungkin memakan waktu cukup lama, terutama jika Anda ingin meninjau aturan yang ada secara menyeluruh.

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang mungkin dimiliki karyawan Anda tentang kebijakan dan praktik kehadiran Anda.

• Kapan pekerja harus menelepon?
• Berapa hari mereka harus mengumumkan sebelum ketidakhadiran yang direncanakan?
• Apa yang terjadi jika mereka melanggar kebijakan?
• Bagaimana mereka mengenali dan memantau ketidakhadiran mereka?

Anda juga perlu memasukkan hal-hal berikut dalam sistem manajemen, aturan, kebijakan, dan prosedur ketidakhadiran Anda:

Prinsip partisipasi:

Miliki dokumen terpisah yang berisi semua kebijakan Anda yang mencakup semua bidang minat dalam kehadiran karyawan. Itu juga harus meletakkan aturan tentang keterlambatan, ketidakhadiran, keberangkatan awal, larangan panggilan tidak ada pertunjukan dan berbagai jenis cuti sakit. Selain itu, harus ditunjukkan bagaimana ketidakhadiran dapat mempengaruhi gaji dan bonus mereka.

Kebijakan panggilan:

Kehadiran adalah aspek penting dari operasi bisnis di sebagian besar perusahaan atau organisasi bisnis. Oleh karena itu, para pemimpin dan pemimpin tim perlu mengetahui berapa banyak orang yang akan mereka miliki selama hari kerja sehingga mereka dapat menentukan apakah mereka dapat menyelesaikan pekerjaan. Ini terutama berlaku untuk industri di mana setiap orang diberi sejumlah pekerjaan.

4. Konfigurasikan sistem pencabutan baru Anda sesuai dengan kebutuhan Anda

Langkah selanjutnya dalam menyiapkan hotline penarikan karyawan adalah mengonfigurasi sistem pencabutan baru Anda dengan benar untuk memenuhi persyaratan operasi bisnis Anda. Saat Anda mengonfigurasi sistem pencabutan, pertimbangkan prosedur, skrip, dan alur kerja.

Inti dari sistem banding pusat adalah untuk membuat segalanya lebih mudah. Pengaturan harus membuat segalanya lebih mudah bagi Anda, karyawan Anda, pemimpin tim, supervisor, manajer operasi, manajer SDM, dan pemimpin eksekutif. Namun, pada saat yang sama, Anda harus memastikan bahwa konfigurasi sistem Anda cocok dengan apa yang Anda tulis dalam kebijakan kehadiran dan panggilan.

Misalnya, hotline telepon Anda harus memiliki skrip dan pesan respons yang standar dan seragam yang dapat berfungsi sebagai pemberitahuan peringatan. Setiap penelepon harus diminta dengan pesan yang telah direkam sebelumnya yang akan menemani mereka di setiap langkah. Jika kebijakan panggilan Anda mengharuskan pekerja untuk menelepon beberapa menit sebelum shift, maka sistem Anda harus memiliki cara untuk merekam panggilan mereka dengan stempel waktu yang tepat tentang kapan panggilan itu terjadi.

Beberapa fitur dan fungsionalitas tambahan yang dapat Anda konfigurasikan adalah sebagai berikut:

• Siapkan pemberitahuan sistem untuk memfilter siapa yang menerima pemberitahuan dan peringatan apa.
• Anda juga dapat mengatur sistem yang mengumpulkan pelanggaran kehadiran oleh masing-masing karyawan. Sistem akan mengirimkan peringatan dan peringatan setiap kali aturan dan kebijakan tertentu dilanggar.
• Petakan siapa yang akan mengambil alih pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan yang tidak hadir, berdasarkan siapa yang hadir di tempat kerja hari itu.

5. Mendidik dan memberi tahu pengguna tentang pengenalan sistem pencabutan baru

Langkah selanjutnya dalam menyiapkan peluncuran sistem pencabutan baru Anda adalah mendidik dan memberi tahu pengguna tentang sistem baru Anda, karena akan digunakan oleh semua karyawan dan pemimpin tim serta manajer Anda. Pastikan informasi yang cukup menjangkau semua karyawan dan tim melalui saluran komunikasi Anda yang biasa.

Semua tim dan karyawan individu Anda yang terkena dampak harus diberi informasi yang cukup tentang cara kerja sistem pencabutan yang baru. Jika tidak, tidak adil mengharapkan mereka untuk menggunakan sistem baru dan mengikuti kebijakan kehadiran dan prosedur panggilan Anda jika mereka tidak tahu apa-apa tentang mereka.

Jadi, berikut adalah beberapa informasi dasar yang harus diketahui karyawan:

• Mereka harus menerima nomor hotline, yang harus diposting di tempat-tempat yang terlihat di tempat kerja dan dikirim ke email mereka.
• Mereka harus menerima salinan kertas atau file digital yang berisi kebijakan kehadiran yang diperbarui.
• Mereka harus menerima informasi yang cukup tentang cara menuju ke portal atau platform tempat mereka dapat menelepon.
• Mereka harus tahu tentang detail dan pemberitahuan yang akan mereka terima dan apa yang harus mereka harapkan.
• Untuk bagian mereka, penyelia harus dilatih dalam penggunaan sistem panggilan. Mereka harus belajar cara menggunakan portal atau platformnya dan cara memanipulasi setidaknya beberapa fungsi dasarnya. Mereka juga harus tahu cara menambahkan catatan, mengirim peringatan, dan menjalankan laporan manual.

6. Gunakan data dan alat kehadiran untuk terus meningkatkan operasi

Terakhir, pertimbangkan untuk menggunakan data kehadiran dan alat manajemen ketidakhadiran untuk mengidentifikasi cara Anda dapat terus meningkatkan operasi dan alur kerja bisnis Anda. Perlu diingat bahwa sistem pencabutan baru Anda memiliki sejumlah fitur dan fungsi selain merekam pelanggaran kehadiran. Luangkan waktu untuk menjelajahi fitur-fiturnya dan bagaimana Anda dapat menggunakan berbagai fiturnya untuk terus meningkatkan operasi dan alur kerja bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa data yang disimpan dalam sistem pencabutan ini yang dapat Anda gunakan:

• Data kehadiran historis masing-masing karyawan dan departemen masing-masing
• Data shift tim dan individu
• Alokasi poin saat ini
• Data tentang pemberitahuan yang dikirim oleh karyawan serta pemberitahuan sebelumnya
• Karyawan itu memberikan alasan untuk panggilan itu
• Kemungkinan pelanggaran karyawan
• Kasus yang mungkin telah terjadi, dengan catatan hari dan waktu yang dilakukan

Berikut adalah beberapa cara untuk menggunakan data historis yang disimpan dalam sistem panggilan masuk Anda:

• Prakiraan kehadiran karyawan harian, mingguan dan bulanan
• Tentukan apakah kebijakan kehadiran yang Anda buat telah membantu dalam meningkatkan tingkat kehadiran. Cobalah untuk mendapatkan gambaran apakah peringatan dan insentif adalah cara yang efektif untuk mendorong kehadiran yang lebih baik di antara karyawan Anda.
• Mendeteksi potensi penyalahgunaan di antara masing-masing karyawan yang telah mengembangkan pola perilaku yang tidak dapat diterima
• Analisis tren untuk membantu melacak kasus dan melacak cara mencegah kasus yang sama terjadi

Perusahaan perlu menyiapkan sistem banding yang tepat yang dapat diakses karyawan mereka sesegera mungkin ketika mereka harus mengatakan bahwa mereka tidak akan dapat melapor untuk bekerja. Ini sangat penting untuk operasi bisnis, karena pemimpin tim dan supervisor perlu mengetahui berapa banyak dan karyawan mana yang akan tersedia untuk bekerja pada hari tertentu. Ini membantu untuk menyelesaikan kekurangan karyawan dengan segera, sehingga operasi bisnis tidak akan terpengaruh meskipun ada masalah dengan kehadiran. Mendirikan hotline penarikan karyawan akan memastikan bahwa perusahaan dapat merampingkan sistem manajemen ketidakhadirannya, mengurangi tingkat ketidakhadiran dan kelelahan, dan meningkatkan operasi bisnis, yang akan mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.