Ide bisnis
Teknologi cloud menjadi tren bagi banyak perusahaan saat ini. Ini adalah salah satu modalitas inovatif yang memainkan peran kunci dalam meningkatkan efisiensi keseluruhan operasi sehari-hari sambil memastikan bahwa organisasi mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar yang sangat jenuh.
Dalam beberapa tahun terakhir, transisi ke cloud sangat penting untuk bisnis dari semua ukuran, dengan kolaborasi cloud sebagai elemen kunci. Ini memungkinkan tim dan departemen untuk berkolaborasi secara real time, bahkan di seluruh lokasi. Dalam jangka panjang, ini memberi organisasi Anda seperangkat alat yang hemat biaya, terjangkau, dan dapat diskalakan bagi tenaga kerja Anda untuk berkolaborasi secara efektif. Alat kolaborasi berbasis cloud memungkinkan pemilik bisnis untuk memantau tim mereka secara real time.
Secara umum, alat kolaborasi berbasis cloud ini mencakup semua aspek operasi sehari-hari, termasuk manajemen data atau dokumen. Dalam kasus ini, perangkat lunak pemindaian dokumen terbaik memainkan peran penting.
Jika organisasi Anda belum mendapatkan hasil maksimal dari teknologi cloud, pertimbangkan apakah Anda harus mengetahui semua tentang kolaborasi cloud dan apa yang dapat dilakukannya untuk bisnis Anda.
Apa itu kolaborasi cloud?
Kolaborasi cloud umumnya mengacu pada proses di mana anggota organisasi membuat atau mengunggah file secara online dan memungkinkan akses oleh anggota lain. Idenya adalah bahwa karyawan dapat mengedit, berbagi, dan melihat dokumen secara real time. Selain itu, ini memungkinkan karyawan untuk bekerja sebagai tim dan berkolaborasi pada data dan dokumentasi yang disimpan di sumber eksternal atau di luar lokasi.
Setiap pengeditan yang Anda buat akan disimpan dan disinkronkan ke cloud. Ini akan memudahkan dan memudahkan semua orang di organisasi Anda untuk mengakses versi data atau dokumen terbaru yang sama.
Manfaat kolaborasi cloud
Jika perusahaan Anda belum menggunakan teknologi cloud, Anda akan kehilangan banyak manfaat untuk operasi bisnis secara keseluruhan dan kesuksesan jangka panjang.
1) Peningkatan kolaborasi tenaga kerja
Setelah dokumen dan data disimpan di lokasi online bersama, menemukan dan mengaksesnya menjadi mudah. Karyawan tidak perlu lagi terus-menerus mengirim email ke anggota tim lain jika versi terbaru dari file tertentu diperlukan.
Selain itu, memastikan bahwa anggota tim memiliki akses ke versi yang benar dari file yang diperlukan memastikan diskusi yang lancar, membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama, sambil sangat meningkatkan kolaborasi tim.
Berbagi file dan detail organisasi dengan tim yang berbeda juga mengarah pada keterlibatan karyawan yang lebih baik, karena semua anggota tim akan memiliki kesempatan yang sama untuk memberikan kontribusi.
2) Akses mudah ke file besar
Bahkan saat ini, sebagian besar server email tidak dapat memproses dokumen besar. Sebelumnya, berbagi file besar dengan anggota tim atau departemen memerlukan berbagi offline melalui flash drive atau hard drive eksternal.
Selain menjadi tugas yang memakan waktu, berbagi file offline tidak dimungkinkan untuk tim yang bekerja di lingkungan jarak jauh. Salah satu manfaat kolaborasi cloud adalah memungkinkan tim untuk dengan mudah berbagi file besar tanpa khawatir tentang distribusi atau penundaan. Setelah mengunggah file, Anda dapat dengan mudah berbagi akses dengan anggota tim lainnya.
3) Bantuan jarak jauh untuk karyawan
Aplikasi cloud memungkinkan tim jarak jauh untuk bekerja dan berkolaborasi, bahkan ketika mereka berada di berbagai belahan dunia. Kolaborasi cloud memainkan peran penting dalam keberhasilan keseluruhan tim jarak jauh. Kurangnya penyimpanan cloud dapat menyulitkan tim jarak jauh untuk menyelesaikan tugas mereka.
Fitur kolaborasi cloud yang penting
Setelah Anda memutuskan untuk segera pindah ke cloud, penting untuk mengetahui fitur dasarnya. Ini akan memastikan bahwa organisasi Anda mendapatkan awal yang baik dengan teknologi. Kemampuan kolaborasi cloud dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan dalam jangka panjang.
1) Akses mudah ke data dan file online
Secara umum, aplikasi kolaborasi cloud harus memungkinkan aksesibilitas yang nyaman kapan saja melalui perangkat seluler atau browser web. Ini harus memiliki dukungan offline dan memungkinkan Anda untuk mengedit, mengedit, dan melihat file yang disimpan di cloud, meskipun pembaruan akan diunggah dan tersedia untuk semua orang ketika Anda memiliki akses Internet.
2) Komunikasi real-time
Fitur komunikasi real-time seperti papan buletin, pesan instan, dan saluran komunikasi tim harus tersedia tergantung pada platform kolaborasi cloud yang Anda pilih.
Fitur ini memastikan komunikasi yang lancar antara beberapa tim dalam organisasi dan dalam pengaturan jarak jauh. Di masa lalu, email dapat memakan waktu dan dapat menyebabkan penundaan proses karena berbagai keadaan, seperti waktu yang dibutuhkan pihak lain untuk membuka dan membalas, antara lain.
3) Sesuaikan tingkat izin
Bergantung pada jenis pekerjaan di organisasi Anda, bukan ide yang baik untuk berbagi informasi dengan semua orang dengan cara yang sama. Misalnya, log kerja penting dan deskripsi proyek harus memiliki akses hanya lihat untuk mencegah perubahan atau perubahan yang tidak diinginkan.
Secara umum, alat kolaborasi juga harus memungkinkan Anda untuk mengatur tingkat izin kustom. Izin bagi anggota tertentu untuk menampilkan, mengedit, dan mengomentari data dan dokumen dalam organisasi.
4) Kontrol versi
Salah satu elemen kunci dari alat kolaborasi cloud adalah kemampuannya untuk menyinkronkan perubahan pada data atau dokumen secara real time, sambil memastikan bahwa pengguna hanya memiliki akses ke versi terbaru.
Pada saat yang sama, alat ini juga harus menawarkan ketersediaan semua versi sebelumnya dan memungkinkan pelacakan semua perubahan pada dokumen. Anda juga harus melihat siapa yang membuat perubahan pada dokumen mana dan kapan. Melakukannya akan memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang tepat jika ada perubahan yang memiliki konsekuensi negatif dan untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas perubahan tersebut.
5) Penyimpanan file terkonsolidasi
Alat kolaborasi cloud tepercaya harus dapat berfungsi sebagai repositori online tempat Anda dapat menyimpan semua data pekerjaan Anda. Ini harus bertindak sebagai sistem penyimpanan perusahaan Anda, memungkinkan karyawan untuk mengambil data penting dengan cara yang aman dan mudah diakses.
Jika Anda ingin organisasi Anda mengadopsi kolaborasi cloud secara efektif, menemukan alat kolaborasi yang tepat yang mudah diintegrasikan dengan aplikasi dan infrastruktur TI Anda saat ini sangat penting. Dengan kolaborasi cloud, Anda memiliki satu tempat kerja digital yang menyediakan akses ke semua fitur yang Anda inginkan melalui satu platform, termasuk manajemen proses, penyimpanan file, dan kolaborasi tim. Pertimbangkan untuk beralih lebih awal ke kolaborasi cloud untuk membantu merampingkan operasi sehari-hari sambil segera meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.
