Ide bisnis
Perusahaan dan organisasi bisnis selalu mencari cara untuk meningkatkan operasi bisnis dan tingkat efisiensi mereka. Mereka juga tahu bahwa kehadiran karyawan dalam peran dan fungsi pekerjaan sehari-hari mereka memainkan peran kunci dalam tingkat keunggulan operasional dan efisiensi yang harus mereka capai di tempat kerja. Selain itu, perusahaan sering memiliki kekhawatiran dan masalah dengan kehadiran karyawan dan keausan.
Pertama, tidak dapat dihindari untuk melihat karyawan menelepon ke mana-mana mengatakan mereka tidak bisa datang bekerja. Ini tidak dapat dihindari dan kadang-kadang masalah kesehatan karena alasan pribadi. Bisa jadi kekhawatiran keluarga, penyakit mendadak, pemeriksaan kesehatan, operasi terencana, atau bahkan kecelakaan malang dalam perjalanan ke kantor. Ini adalah alasan yang dapat diterima dan dapat dibenarkan untuk ketidakhadiran karyawan.
Oleh karena itu, karyawan senior harus mengembangkan alur kerja manajemen, menangani panggilan, dan memastikan bahwa jumlah karyawan masih cukup untuk memenuhi persyaratan operasional atau pelanggan mereka. Oleh karena itu, banyak perusahaan merasa perlu untuk menginstal sistem pencabutan di tempat kerja.
Berikut adalah beberapa pertimbangan tentang cara menyiapkan hotline penarikan karyawan:
1. Siapkan hotline khusus untuk banding
Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk mengatur hotline recall karyawan adalah dengan mengatur nomor hotline yang akan berfungsi sebagai hotline untuk semua karyawan. Penting untuk mengatur nomor tetap sehingga karyawan Anda dapat menghubungi kantor Anda jika mereka tidak dapat muncul pada hari tertentu. Ini berguna apakah karyawan Anda melapor di kantor atau bekerja dari jarak jauh.
Jika Anda ingin mengontrol alur kerja kehadiran karyawan Anda, Anda harus memusatkan nomor ini sesegera mungkin. Anda dapat melakukannya dengan berbagai cara. Salah satunya adalah mengatur nomor telepon internal khusus yang dapat dihubungi karyawan mereka kapan saja jika mereka tidak dapat beradaptasi dengan pekerjaan.
Anda juga dapat mengatur pesan suara di mana mereka dapat menelepon dan meninggalkan pesan yang mengatakan bahwa mereka tidak akan datang hari itu. Pilihan lain adalah mengidentifikasi karyawan atau tim karyawan tertentu dan memberi mereka nomor untuk menerima semua panggilan dari karyawan yang tidak dapat datang bekerja.
2. Biasakan diri Anda dengan kelebihan dan kekurangan dari berbagai metode
Berbagai cara atau metode pengaturan hotline recall karyawan memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa dari mereka bekerja untuk jenis pengaturan kerja tertentu, sementara yang lain tidak bekerja dengan cara yang sama. Berikut adalah beberapa keuntungan dan kerugian dari menyiapkan hotline banding:
Keuntungan:
- Jika karyawan Anda tidak dapat mulai bekerja, jalur khusus akan lebih mudah diingat.
- Kotak surat suara tidak harus dioperasikan oleh karyawan Anda. Itu dapat menerima pesan suara setiap hari dan kapan saja sepanjang hari.
- Menentukan satu atau beberapa karyawan tertentu untuk menjawab panggilan dari karyawan yang tidak bisa datang ke tempat kerja memberi Anda kontrol lebih besar atas alur kerja Anda. Ini juga memberi Anda cara untuk dengan cepat menentukan berapa banyak orang yang berbicara pada hari tertentu, sehingga Anda dapat memprediksi rencana sumber daya SDM Anda.
Penipuan:
- Ada biaya untuk melakukan ini, karena kemungkinan besar Anda harus menunjuk karyawan tertentu untuk menjawab panggilan dari karyawan Anda yang mengatakan bahwa mereka tidak akan dapat datang bekerja hari itu. Jika penelepon lain masih berbicara dengan penelepon, mereka juga harus menunggu kecuali Anda mempekerjakan anggota lain untuk menjawab panggilan lain.
- Kerugian utama dari pesan suara adalah bahwa jika karyawan penelepon memiliki pertanyaan atau pertanyaan, Anda tidak akan dapat menjawabnya dengan cepat. Yang lainnya adalah bahwa beberapa pesan mungkin menumpuk, dan Anda mungkin tidak dapat memanggil pesan suara yang sesuai yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya.
- Kelemahan dari menunjuk karyawan tertentu atau karyawan yang akan menerima panggilan dari karyawan yang tidak muncul adalah mereka harus mencocokkan jam operasional bisnis Anda. Jika perusahaan Anda beroperasi 24/7, maka Anda juga perlu membuat tim yang dapat memberikan layanan untuk jumlah hari dan jam yang sama.
Salah satu solusi terbaik yang memerlukan hotline penarikan karyawan adalah dengan menyewa penyedia solusi pihak ketiga. Perusahaan-perusahaan ini menawarkan saluran telepon khusus yang dapat mereka hubungi jika karyawan Anda tidak dapat bekerja atau terlambat pada hari tertentu. Mereka dapat memberi perusahaan atau organisasi bisnis Anda nomor hotline unik yang dapat dihubungi karyawan Anda untuk mengatakan bahwa mereka tidak akan datang bekerja. Hotline mencakup aspek penerimaan informasi dari alur kerja manajemen ketidakhadiran Anda.
3. Perbarui kebijakan kehadiran karyawan dan prosedur panggilan masuk
Aspek lain dari sistem manajemen ketidakhadiran yang harus Anda tetapkan adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk menangani ketidakhadiran. Jika memungkinkan, Anda harus memiliki gambaran umum tentang aturan, kebijakan, dan prosedur jika Anda belum menyiapkan sistem panggilan Anda. Cobalah untuk menyelesaikan kerangka kerja sistem ini untuk sistem manajemen ketidakhadiran Anda.
Jika perusahaan Anda telah ada untuk sementara waktu, kemungkinan Anda telah mengembangkan sistem telepon dan seperangkat aturan, kebijakan, dan prosedur untuk menangani ketidakhadiran. Namun, Anda perlu melakukan pemeriksaan menyeluruh untuk menyelaraskannya dengan teknologi yang Anda pilih. Ini bisa memakan waktu cukup lama, terutama jika Anda ingin melihat secara menyeluruh aturan yang ada.
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang mungkin dimiliki karyawan Anda tentang kebijakan dan praktik kehadiran Anda.
- Kapan pekerja harus menelepon?
- Berapa hari sebelum mereka harus mengumumkan ketidakhadiran yang direncanakan?
- Apa yang terjadi jika mereka melanggar kebijakan?
- Bagaimana mereka mengidentifikasi dan memantau ketidakhadiran mereka?
Anda juga perlu memasukkan hal-hal berikut dalam sistem manajemen, aturan, kebijakan, dan prosedur ketidakhadiran Anda:
Strategi Keterlibatan:
Ada file terpisah dengan semua kebijakan yang mencakup semua bidang yang menjadi perhatian kehadiran karyawan. Ini juga harus menetapkan aturan tentang keterlambatan, ketidakhadiran, keberangkatan awal, ketidakhadiran, dan berbagai jenis cuti sakit. Selain itu, harus dijelaskan bagaimana ketidakhadiran mempengaruhi gaji dan bonus mereka.
Kebijakan Panggilan :
Kehadiran adalah aspek kunci dari operasi bisnis bagi sebagian besar perusahaan atau organisasi komersial. Oleh karena itu, pemimpin dan pemimpin tim perlu mengetahui berapa banyak orang yang akan mereka ikuti selama hari kerja sehingga mereka dapat menentukan apakah mereka dapat menyelesaikan pekerjaan. Ini terutama berlaku untuk industri di mana setiap orang diberi sejumlah beban kerja.
4. Konfigurasikan sistem pencabutan baru sesuai dengan kebutuhan Anda
Langkah selanjutnya dalam menyiapkan hotline penarikan karyawan adalah mengonfigurasi sistem pencabutan baru dengan benar untuk memenuhi persyaratan operasional bisnis Anda. Saat Anda mengonfigurasi sistem pencabutan, pertimbangkan prosedur, skrip, dan alur kerja.
Inti dari sistem banding pusat adalah untuk membuat segalanya lebih mudah. Pengaturan ini harus membuat pekerjaan Anda lebih mudah, karyawan Anda, pemimpin tim, supervisor, manajer operasi, manajer sumber daya manusia, dan pemimpin eksekutif. Namun, pada saat yang sama, Anda harus memastikan bahwa konfigurasi sistem Anda cocok dengan apa yang Anda tulis dalam kebijakan kehadiran dan panggilan Anda.
Misalnya, hotline telepon Anda harus memiliki skrip standar dan terpadu serta pesan respons yang dapat digunakan sebagai pemberitahuan peringatan. Setiap penelepon harus menerima pesan yang telah direkam sebelumnya yang akan menemani mereka di setiap langkah. Jika kebijakan panggilan Anda mengharuskan pekerja untuk menelepon selama beberapa menit sebelum giliran kerja mereka, sistem Anda harus memiliki cara untuk merekam panggilan mereka menggunakan stempel waktu yang tepat saat panggilan terjadi.
Fitur dan fungsi lain yang dapat Anda konfigurasikan adalah sebagai berikut:
- Siapkan pemberitahuan sistem untuk memfilter siapa yang menerima pemberitahuan dan peringatan mana.
- Anda juga dapat mengatur sistem untuk mengumpulkan pelanggaran kehadiran untuk masing-masing karyawan. Peringatan dan peringatan dikirim setiap kali aturan dan kebijakan tertentu dilanggar.
- Berdasarkan siapa yang hadir hari itu, tentukan siapa yang akan mengambil alih pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan yang tidak hadir.
5. Mendidik dan memberi tahu pengguna tentang pengenalan sistem pencabutan baru
Langkah selanjutnya dalam menyiapkan peluncuran sistem pencabutan baru adalah mendidik dan memberi tahu pengguna tentang sistem baru Anda, karena semua karyawan, pemimpin tim, dan manajer Anda akan menggunakannya. Pastikan untuk mengomunikasikan informasi yang cukup kepada semua karyawan dan tim melalui saluran komunikasi Anda yang biasa.
Semua tim dan karyawan individu yang terkena dampak harus diberikan informasi yang cukup tentang cara kerja sistem pencabutan yang baru. Jika tidak, jika mereka tidak tahu apa-apa tentang sistem baru, tidak adil mengharapkan mereka untuk menggunakan sistem baru dan mengikuti kebijakan kehadiran dan prosedur panggilan Anda.
Jadi, berikut adalah beberapa hal penting yang harus diketahui karyawan:
- Mereka harus menerima nomor hotline yang harus diposting di tempat yang menonjol di tempat kerja dan dikirim ke email mereka.
- Mereka harus menerima salinan kertas atau dokumen digital yang berisi kebijakan kehadiran yang diperbarui.
- Mereka harus menerima informasi yang cukup tentang cara menjangkau portal atau platform yang dapat mereka hubungi.
- Mereka harus mengetahui detail dan pemberitahuan yang akan mereka terima dan apa yang harus mereka harapkan.
- Sejauh menyangkut supervisor, mereka harus dilatih untuk menggunakan sistem panggilan. Mereka harus belajar cara menggunakan portal atau platformnya, dan cara memanipulasi setidaknya beberapa fitur dasarnya. Mereka juga harus tahu cara menambahkan catatan, mengirim peringatan, dan menjalankan laporan manual.
6. Terus meningkatkan operasi menggunakan data dan alat kehadiran
Terakhir, pertimbangkan untuk menggunakan data kehadiran dan alat manajemen ketidakhadiran untuk mengidentifikasi cara-cara di mana operasi bisnis dan alur kerja dapat terus ditingkatkan. Perhatikan bahwa selain mencatat pelanggaran kehadiran, sistem pencabutan baru Anda memiliki banyak fitur dan fungsi. Luangkan waktu untuk menjelajahi fitur-fiturnya dan bagaimana menggunakan berbagai fiturnya untuk terus meningkatkan operasi dan alur kerja bisnis Anda.
Berikut adalah beberapa data yang disimpan dalam sistem pencabutan ini yang dapat Anda gunakan:
- Data kehadiran historis untuk masing-masing karyawan dan departemen masing-masing
- Data shift tim dan individu
- Alokasi poin saat ini
- Data tentang pemberitahuan yang dikirim oleh karyawan dan pemberitahuan sebelumnya
- Karyawan itu memberikan alasan panggilan itu
- Karyawan mungkin melanggar hukum
- Kasus yang mungkin telah terjadi, serta catatan tanggal dan waktu komit
Berikut adalah beberapa cara untuk menggunakan data historis yang disimpan dalam sistem masuk:
- Prakiraan kehadiran karyawan harian, mingguan, dan bulanan
- Tentukan apakah kebijakan kehadiran yang Anda buat membantu meningkatkan tingkat kehadiran. Cobalah untuk memahami apakah peringatan dan insentif adalah cara yang efektif untuk mendorong karyawan meningkatkan kehadiran.
- Mendeteksi potensi penyalahgunaan oleh karyawan individu yang telah mengembangkan pola perilaku yang tidak dapat diterima
- Analisis tren untuk membantu melacak kasus dan melacak cara mencegah kasus yang sama terjadi
Perusahaan perlu memiliki sistem banding yang tepat di mana karyawan mereka dapat mengakses sesegera mungkin ketika mereka harus mengatakan bahwa mereka tidak dapat datang bekerja. Ini sangat penting untuk operasi bisnis karena pemimpin tim dan supervisor perlu mengetahui berapa banyak karyawan pada hari tertentu dan mana yang tersedia untuk bekerja. Ini membantu untuk mengatasi kekurangan staf dengan segera, sehingga operasi bisnis tidak terpengaruh meskipun ada masalah kehadiran. Menyiapkan hotline penarikan karyawan akan memastikan bahwa perusahaan dapat merampingkan sistem manajemen ketidakhadiran mereka, mengurangi tingkat ketidakhadiran dan kelelahan, dan meningkatkan operasi bisnis, yang akan mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
