Ide bisnis
Saat ini, teknologi cloud menjadi tren bagi banyak perusahaan. Ini adalah salah satu model inovatif yang memainkan peran kunci dalam meningkatkan efisiensi keseluruhan operasi sehari-hari sambil memastikan bahwa organisasi mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar yang sangat jenuh.
Dalam beberapa tahun terakhir, transisi ke cloud sangat penting untuk bisnis dari semua ukuran, dan kolaborasi cloud adalah elemen kunci. Ini memungkinkan tim dan departemen untuk berkolaborasi secara real time, bahkan di seluruh lokasi. Dalam jangka panjang, ini memberi organisasi Anda seperangkat alat yang hemat biaya, terjangkau, dan dapat diskalakan yang memungkinkan karyawan Anda berkolaborasi secara efektif. Alat kolaborasi berbasis cloud memungkinkan pemilik bisnis untuk memantau tim mereka secara real-time.
Biasanya, alat kolaborasi berbasis cloud ini mencakup semua aspek operasi sehari-hari, termasuk manajemen data atau dokumen. Dalam kasus ini, perangkat lunak pemindaian dokumen terbaik memainkan peran penting.
Jika organisasi Anda belum memanfaatkan sepenuhnya teknologi cloud, pertimbangkan apakah Anda harus mengetahui semua yang perlu Anda ketahui tentang kolaborasi cloud dan apa yang dapat dilakukannya untuk bisnis Anda.
Apa itu kolaborasi cloud?
Kolaborasi cloud biasanya mengacu pada proses di mana anggota organisasi membuat atau mengunggah file secara online dan memungkinkan anggota lain untuk mengaksesnya. Idenya adalah bahwa karyawan dapat mengedit, berbagi, dan melihat dokumen secara real time. Selain itu, ini memungkinkan karyawan untuk bekerja sebagai tim dan berkolaborasi pada data dan dokumen yang disimpan di sumber eksternal atau di luar situs.
Setiap pengeditan yang Anda buat akan disimpan dan disinkronkan ke cloud. Ini akan memudahkan dan memudahkan semua orang di organisasi Anda untuk mengakses versi terbaru yang sama dari data atau dokumen Anda.
Manfaat kolaborasi cloud
Jika perusahaan Anda belum menggunakan teknologi cloud, Anda akan kehilangan banyak manfaat dari operasi bisnis secara keseluruhan dan kesuksesan jangka panjang.
1) Meningkatkan kolaborasi karyawan
Setelah dokumen dan data disimpan di lokasi online bersama, menemukan dan mengaksesnya menjadi mudah. Jika versi terbaru dari file tertentu diperlukan, karyawan tidak perlu lagi terus-menerus mengirim email ke anggota tim lainnya.
Selain itu, memastikan bahwa anggota tim memiliki akses ke versi yang benar dari file yang diperlukan memastikan bahwa diskusi berjalan lancar, menjaga semua orang pada halaman yang sama sambil sangat meningkatkan kolaborasi tim.
Berbagi file dan detail organisasi dengan tim yang berbeda juga meningkatkan keterlibatan karyawan karena semua anggota tim memiliki kesempatan yang sama untuk berkontribusi.
2) Akses mudah ke file besar
Bahkan saat ini, sebagian besar server email tidak dapat menangani dokumen besar. Sebelumnya, berbagi file besar dengan anggota tim atau departemen memerlukan berbagi offline melalui flash drive atau hard drive eksternal.
Selain menjadi tugas yang memakan waktu, berbagi file offline tidak dimungkinkan untuk tim yang bekerja di lingkungan jarak jauh. Salah satu manfaat kolaborasi cloud adalah memungkinkan tim untuk dengan mudah berbagi file besar tanpa khawatir tentang distribusi atau penundaan. Setelah mengunggah file, Anda dapat dengan mudah berbagi akses dengan anggota tim lainnya.
3) Memberikan bantuan jarak jauh kepada karyawan
Aplikasi cloud memungkinkan tim jarak jauh untuk bekerja dan berkolaborasi, bahkan jika mereka berada di berbagai belahan dunia. Kolaborasi cloud memainkan peran penting dalam kesuksesan tim jarak jauh secara keseluruhan. Kurangnya penyimpanan cloud dapat menyulitkan tim jarak jauh untuk menyelesaikan tugas.
Kemampuan kolaborasi cloud yang penting
Setelah Anda memutuskan untuk pindah ke cloud sesegera mungkin, penting untuk memahami fitur dasarnya. Ini akan memastikan bahwa organisasi Anda memiliki awal yang baik di bidang teknis. Dalam jangka panjang, kemampuan kolaborasi cloud dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.
1) Memfasilitasi akses online ke data dan arsip
Secara umum, aplikasi kolaborasi cloud harus memungkinkan akses mudah dari perangkat seluler atau browser web kapan saja. Ini harus memiliki dukungan offline dan memungkinkan Anda untuk mengedit, mengedit, dan melihat file yang disimpan di cloud, meskipun pembaruan akan diunggah dan tersedia untuk semua orang ketika Anda memiliki akses ke internet.
2) Pesan instan
Fitur pesan instan seperti papan buletin, pesan real-time, dan saluran komunikasi tim harus tersedia, tergantung pada platform kolaborasi cloud yang Anda pilih.
Fitur ini memastikan komunikasi yang lancar antara beberapa tim dalam organisasi Anda dan dalam pengaturan jarak jauh. Di masa lalu, email dapat memakan waktu dan dapat menyebabkan penundaan proses karena berbagai keadaan seperti waktu yang dibutuhkan pihak lain untuk membuka dan membalas, dll.
3) Tingkat izin kustom
Bergantung pada jenis pekerjaan di organisasi Anda, bukan ide yang baik untuk berbagi informasi dengan semua orang dengan cara yang sama. Misalnya, log situs penting dan deskripsi proyek harus memiliki akses hanya lihat untuk mencegah perubahan atau perubahan yang tidak diinginkan.
Biasanya, alat kolaborasi juga harus memungkinkan Anda untuk mengatur tingkat izin kustom. Izin beberapa anggota untuk menampilkan, mengedit, dan mengomentari data dan dokumen dalam organisasi.
4) Kontrol versi
Salah satu elemen kunci dari alat kolaborasi cloud adalah kemampuannya untuk menyinkronkan perubahan pada data atau dokumen secara real time, sambil memastikan bahwa pengguna hanya memiliki akses ke versi terbaru.
Pada saat yang sama, alat ini juga harus menyediakan ketersediaan semua versi sebelumnya dan memungkinkan semua perubahan pada dokumen untuk dilacak. Anda juga harus melihat siapa yang mengubah file mana dan kapan. Melakukannya akan memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang tepat jika ada perubahan yang berdampak negatif dan mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas perubahan tersebut.
5) Penyimpanan file terkonsolidasi
Alat kolaborasi cloud tepercaya harus dapat berfungsi sebagai repositori online tempat Anda dapat menyimpan semua data pekerjaan Anda. Ini harus bertindak sebagai sistem penyimpanan perusahaan Anda, memungkinkan karyawan untuk mengambil data penting dengan cara yang aman dan dapat diakses.
Jika Anda ingin organisasi Anda mengadopsi kolaborasi cloud secara efektif, menemukan alat kolaborasi yang tepat yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi dan infrastruktur TI Anda saat ini sangat penting. Dengan kolaborasi cloud, Anda memiliki tempat kerja digital yang menyediakan akses ke semua fitur yang Anda butuhkan, termasuk manajemen proses, penyimpanan file, dan kolaborasi tim, melalui satu platform. Pertimbangkan untuk beralih ke kolaborasi cloud lebih awal untuk membantu merampingkan operasi sehari-hari sambil segera meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.
